浄化槽清掃業者が備える帳簿等の電子データによる保存について

公布日：平成10年03月24日
衛浄6号

(各都道府県・政令市浄化槽行政主管部(局)長あて厚生省生活衛生局水道環境部環境整備課浄化槽対策室長通知)
　浄化槽行政の推進に当たっては、日頃から種々ご配慮いただいているところである。
　さて、平成八年八月の高度情報通信社会推進本部決定により、政府としては、平成八年六月に取りまとめられた「高度情報通信社会推進本部制度見直し作業部会報告書」を最大限尊重し、同報告書に基づき、「書類の電子データによる保存」を積極的に推進することとしている。
　これを踏まえ、今般、左記一の帳簿等について、左記二に掲げる要件を満たす場合には、電子データを記録し保存するための媒体(以下「記録媒体」という。)によって保存することができるものとする。
　貴職におかれては、管下市町村、関係業者等への周知方よろしくお願いする。
　なお、これらの帳簿等の保存については、紙による保存も引き続き可能である旨申し添える。

記

一　対象となる帳簿等

1. 　(一)　浄化槽法第四〇条の規定に基づき浄化槽清掃業者が営業所ごとに備える帳簿
2. 　(二)　厚生省関係浄化槽法施行規則第五条第二項ただし書の規定に基づき浄化槽管理者から保守点検又は清掃の委託を受けた者が作成する保守点検又は清掃の記録

二　電子データによる保存を行う場合の要件

　(一)　共通事項

1. 　　①　法令で規定された全ての記載事項が電子データとして保存されること
2. 　　②　浄化槽法で定められた保存期間中、原本記録が保存されるよう、当該保存期間の耐久性を有する記録媒体を使用し、又は適宜、記録媒体を変更使用することなどにより、原本記録の当該保存期間中の適正な保存が確保されること
3. 　　③　電子データ保存に使用する記録媒体上に保存された記録が「原本記録」として定められ、その旨が明示されていること
4. 　　④　原本記録に修正が加えられた場合には、修正が加えられた記録が新たな原本記録として保存されること
5. 　　⑤　最新の原本記録の複製が、原本記録が保存されている記録媒体とは異なる記録媒体上に複製記録としてその旨明示された上で作成され、保存されること。
6. 　　⑥　保存されている電子データについて、速やかにその内容をディスプレイ装置に表示し又は紙に印刷することなどにより、見読することが可能なシステムになっていること
7. 　　⑦　記録媒体に保存された記録内容が、関係者以外によって利用され、又は参照されることが防止されていること
8. 　　⑧　その他、電子データ入力者が特定され、電子データによる書類の保存に関する責任者が置かれるなど管理体制が整備されていること

　(二)　個別事項

1. 　　①一　(一)の帳簿については、一年ごとに独立した記録媒体として保存するものとし、次年以降においては、書き換え及び消去ができない形で保存され、又は防止するための措置が講ぜられていること
2. 　　②一　(二)の記録については、最初に入力した時点から書き換え及び消去ができない形で保存され、又は防止するための措置が講ぜられていること